Viele wichtige Papiere, von Verträgen bis zu Bestätigungen, liegen heute noch ausschließlich auf Papier, obwohl eine digitale Kopie das Leben in vielen Situationen erleichtern würde. Wird ein solches Papier eingescannt, lässt es sich später viel rascher wiederfinden, ohne dass man erst durch mehrere Ordner oder Laden suchen muss.
Damit das eingescannte Papier später auch tatsächlich wieder auffindbar ist, braucht es von Anfang an einen festen, immer gleichen Ort am Computer. Ein eigener Ordner nur für solche Unterlagen, mit klar benannten Unterordnern für die wichtigsten Bereiche, schafft von Beginn an Ordnung, statt Zettel unsortiert zu sammeln.
Namen und Ordnung von Anfang an
Beim Einscannen selbst lohnt es sich, dem entstehenden Dokument gleich einen aussagekräftigen Namen zu geben, statt es später mit einem unklaren Namen liegen zu lassen. Wer sich diese Mühe von vornherein macht, findet das Dokument Monate später viel leichter wieder als bei einem zufälligen Namen.
Besonders bei Papieren, die man nur selten braucht, aber im Ernstfall dringend, zahlt sich diese digitale Kopie aus. Statt in einer stressigen Situation lange in Ordnern zu wühlen, reicht eine kurze Suche am Computer, um das gesuchte Dokument innerhalb weniger Augenblicke wieder vor sich zu haben.
Das Original sollte trotz der digitalen Kopie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, denn manche Stellen verlangen weiterhin das Papier selbst. Die eingescannte Version dient in erster Linie als schnelle Übersicht und als Absicherung, falls das Original einmal nicht sofort zur Hand ist.
Wer heuer erst mit dem Einscannen beginnt, muss nicht gleich alle alten Papiere auf einmal bearbeiten. Es reicht völlig, sich jede Woche ein paar Stück vorzunehmen, bis nach und nach die wichtigsten Unterlagen digital gesichert sind und der Ordner stetig wächst, ohne dass die Aufgabe je als Belastung empfunden wird.
Mit der Zeit stellt sich ganz von selbst eine Reihenfolge ein, bei der neue Papiere gleich nach dem Eintreffen eingescannt und abgelegt werden, statt sich erneut zu stapeln und auf eine spätere große Aufräumaktion zu warten.
