Et større prosjekt, som for eksempel å pusse opp en hytte, samler etter hvert mange forskjellige dokumenter: skisser, lister over det som skal gjøres, bilder av fremdriften og notater fra samtaler med andre involverte. Uten et fast sted å samle alt dette, blir det fort vanskelig å finne igjen den ene tingen man trenger akkurat nå.
Løsningen er å lage én samlet mappe for hele prosjektet, med det samme det starter, og bestemme seg for at alt som hører til, skal legges der og ingen andre steder. Dette høres enkelt ut, men det krever litt disiplin i starten, siden vanen med å legge ting hulter til bulter kan sitte dypt hos mange.
Del mappen opp i noen få deler
Inne i hovedmappen kan man lage noen få undermapper, for eksempel til bilder, til lister og til notater. Med en slik enkel inndeling blir det raskt å finne akkurat den typen dokument man leter etter, uten å måtte bla seg gjennom alt annet som hører til prosjektet.
Etter hvert som prosjektet skrider frem, er det lurt å ta et kort øyeblikk innimellom for å rydde i mappen, flytte utdaterte lister til side og oppdatere de som fortsatt er aktuelle. På den måten forblir mappen et pålitelig sted å slå opp i, i stedet for å bli et arkiv fullt av gammel informasjon.
Når prosjektet en dag er ferdig, kan hele mappen samles og arkiveres, slik at man senere kan slå opp i den hvis lignende spørsmål dukker opp igjen. En slik samlet oversikt er også nyttig å ha, dersom man skal gjøre noe lignende en gang i fremtiden, enten alene eller sammen med andre.
Det kan også være til hjelp å dele mappen med andre som er involvert i prosjektet, slik at alle jobber ut fra de samme oppdaterte listene og bildene. Da unngår man at noen sitter med en gammel utgave av en liste, mens andre har rukket å oppdatere den flere ganger uten at beskjeden har nådd frem til alle sammen.
