Viele Formulare werden noch immer ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und anschliessend wieder eingescannt, obwohl der ganze Vorgang auch direkt am Bildschirm erledigt werden könnte. Dieser Umweg über das Papier kostet Zeit und ist eigentlich unnötig, wenn das Dokument sowieso wieder digital weitergeschickt werden soll.
Der erste Schritt besteht darin, das Dokument zu öffnen und die einzelnen Felder direkt am Bildschirm mit den passenden Angaben zu füllen. Meist lässt sich von Feld zu Feld springen, ohne dass man sich mühsam mit der Maus jedes einzelne Kästchen einzeln suchen muss.
Die Unterschrift ohne Drucker setzen
Für die Unterschrift selbst reicht häufig eine einfache, digital hinterlegte Signatur, die an die richtige Stelle im Dokument gesetzt wird. Wer öfter solche Dokumente unterschreibt, kann sich eine solche Signatur einmalig anlegen und sie danach bei Bedarf immer wieder verwenden.
Vor dem endgültigen Absenden lohnt sich ein letzter, ruhiger Blick über das ganze Dokument, um sicherzugehen, dass wirklich alle Felder ausgefüllt und keine wichtigen Angaben übersehen wurden. Diese kurze Kontrolle erspart häufig eine spätere, ärgerliche Nachfrage der empfangenden Stelle.
Wer sich einmal an diesen Ablauf gewöhnt hat, empfindet das Ausdrucken für einfache Formulare bald als unnötigen Umweg. Der ganze Vorgang lässt sich am Bildschirm oft in wenigen Minuten erledigen, ganz ohne Papier, Drucker oder anschliessendes erneutes Einscannen.
Zusätzlich profitiert man davon, dass das fertig ausgefüllte Dokument gleich in digitaler Form vorliegt und sich direkt weiterschicken oder ordentlich ablegen lässt, statt es zuerst wieder einscannen zu müssen. So entfällt ein ganzer Arbeitsschritt, der beim klassischen Vorgehen sonst zusätzlich Zeit gekostet hätte.
Gerade bei Formularen, die regelmässig wiederkehren, macht sich diese neue Gewohnheit besonders bemerkbar, weil sich der gesamte Ablauf von Mal zu Mal weiter einspielt und immer selbstverständlicher wird.
Am Ende bleibt vom früheren Papierstapel kaum mehr etwas übrig, weil jedes Formular gleich in geordneter, digitaler Form vorliegt und sich jederzeit rasch wiederfinden lässt, ganz ohne langes Suchen in Mappen oder Schubladen.
