De fleste skriver visse typer breve og lister igen og igen: en opsigelse, en ansøgning, en indkøbsliste til en bestemt lejlighed eller en oversigt, man deler med andre. Hver gang man starter forfra fra et blankt dokument, bruger man tid på at genopfinde noget, man allerede har lavet før. Løsningen er at gemme en fast skabelon for de opgaver, man ved, vender tilbage jævnligt.
Start med at kigge de dokumenter igennem, man har skrevet det seneste år, og læg mærke til, hvilke der ligner hinanden i opbygning. Det kan være et brev med samme indledning og afslutning hver gang, eller en liste, der altid har de samme overskrifter. Disse er gode kandidater til at blive lavet om til en genbrugelig skabelon, man kan bruge fremover.
Gem skabelonen, hvor du kan finde den
Når en skabelon er lavet, er det vigtigt at gemme den et sted, hvor man husker at lede efter den næste gang. En fast mappe kun til skabeloner er en enkel løsning, og navngiv filerne tydeligt, så det er nemt at se, hvilken skabelon der passer til hvilken opgave, uden at man skal åbne dem alle for at tjekke det.
Lad skabelonen have plads til det, der plejer at ændre sig, mens resten står klar til brug. På den måde undgår man både at skulle skrive alt fra bunden og at glemme et vigtigt punkt, som ellers plejer at være med. Ret gerne skabelonen til, hvis man opdager, at noget mangler eller er blevet overflødigt med tiden.
Med tiden kan man bygge en lille samling af skabeloner til de opgaver, der går igen i hjemmet, fra breve til lister og enkle oversigter. Det er en investering, der betaler sig hver gang, man ellers ville have brugt tid på at starte forfra, og det gør det lettere at holde en ensartet stil, uanset hvem i familien der skriver brevet.
Skabelonerne kan også deles med resten af familien, så flere kan bruge dem uden at skulle spørge, hvordan det plejer at se ud. En fælles skabelon til for eksempel en pakkeliste eller en oversigt til en fest gør, at opgaven ikke lander på skuldrene af den samme person hver gang, og at kvaliteten er ensartet, uanset hvem der tager sig af den i den konkrete omgang.
